Акт об утере документов образец
Акт об утере документов образец Поработаешь пару лет на сами голубые никак не хотели этот закон признать и предусмотреть. По результатам инвентаризации составляется акт об утере БСО.
Как расследовать и оформить утрату документов? В случае массовой утраты документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин случившегося. Если комиссия придет к выводу, что документы утрачены в результате чрезвычайной ситуации (кража, пожар, авария и др. Необходимо получить документарное подтверждение происшедшего в уполномоченном государственном органе.
Например, в случае пожара — справку подразделения МЧС. Результаты работы комиссия оформляет актом, который утверждает руководитель. По итогам служебного расследования комиссия в составе заместителя директора И. Иванова (председатель комиссии), главного бухгалтера К. Семеновой, начальника отдела продаж П. Из-за возгорания внутренней электропроводки в помещении бухгалтерии произошел пожар, что подтверждено справкой районного отдела МЧС от 28. В результате утрачены оригиналы документов — накладные и счета-фактуры за 2014, 2015 гг.
ОПРОС Как вы считаете аванс по зарплате? Платим всем одинаковую фиксированную сумму (допустим, 3000 руб. Сетевое издание для бухгалтера "Главная книга онлайн" © 2012—2017 г. При увеличении объема документов на первый план выходит проблема их сохранности. Ведь нередко случается так, что документы пропадают.
И причины этого могут быть разные: невнимательность или халатность сотрудников, форс-мажорные обстоятельства. Что же делать в таких ситуациях? Алгоритм действий в случае пропажи документов.
Меры по восстановлению этих документов. Документов в любой организации создается великое множество. И когда в организации для совершения определенных действий требуют оформить несколько документов, нередко приходится слышать от сотрудников ставшие такими привычными слова «Развели тут бюрократию! Но следует учитывать тот факт, что рост объема документооборота в каждой организации – процесс весьма объективный. На 17-й конференции – выставке по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW 2011 (которая проходила в мае 2011 г.
В одном из выступлений было отмечено, что, по экспертной оценке IDC, с 2009 по 2020 г. Рост информации увеличится в 44 раза, а это означает, что увеличится количество и объем документов, обеспечивающих процесс управления.
А при увеличении объема документов на первый план выходит проблема их сохранности. Ведь нередко случается так, что документы пропадают. И причины тому могут быть разные: невнимательность или халатность сотрудников, форс-мажорные обстоятельства. Что же делать в таких ситуациях? International Data Corporation (IDC) – аналитическая фирма, специализирующаяся на исследованиях рынка информационных технологий. Является подразделением компании International Data Group. Штаб-квартира штат Массачусетс. По собственным данным, на IDC работают более тысячи аналитиков в пятидесяти странах мира.
Как всегда, постараемся начать с самого начала, т. Посмотрим, что же собой представляет документ. Документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98.
Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (Федеральный закон от 27. ФЗ «Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Как видим, документ – это информация, которая фиксируется, во-первых, для подтверждения каких-то фактов, а во-вторых, для сохранности этой самой информации об этих фактах, поэтому пропажа каких-либо документов всегда таит в себе серьезные проблемы для любой организации.
Акт об утрате документов (примерная форма)
Так как же правильно хранить документы? Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.
Акт об утрате документов
Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно больше. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.
Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций. Ведомственные перечни разрабатываются конкретным ведомством. Законов, регулирующих деятельность той или иной организационно-правовой формы юридического лица, что в значительной степени накладывает отпечаток на хранение определенных видов документов в той или иной организации. ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (одобр. Об обществах с ограниченной ответственностью» (одобр.
ФЗ «Об акционерных обществах» (далее - Закон «Об акционерных обществах»). Специальных законов, регулирующих ту или иную деятельность, например Федеральный закон от 21. ФЗ «О бухгалтерском учете», организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Ответственность за сохранность указанных документов несет руководитель организации. Следует учитывать, что данный закон утратит свою силу с 1 января 2013 г.
А вместо него вступит в силу Федеральный закон от 06. ФЗ «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым несколько изменяются сроки хранения бухгалтерских документов. Иных правовых актов Российской Федерации. Внутренних документов юридического лица, например, документы каждой организации и сроки их хранения отражаются в номенклатуре дел, утверждаемой приказом организации. Решений исполнительного органа юридического лица (органами управления организации).
В деятельности организации важен любой документ, и, говоря о пропаже документов, прежде всего нужно определить алгоритм действий, которые необходимо выполнять в таких ситуациях. Но переходить к рассмотрению предложенного алгоритма следует в том случае, если невозможно быстро восстановить документ, например попросить контрагента подписать заново договор или первичные учетные документы. Очевидно, что выполнение предложенного алгоритма достаточно трудоемко, поэтому он не всегда используется в практической деятельности организации. Хотя на практике могут возникнуть ситуации, когда без соблюдения такого алгоритма не обойтись.
Алгоритм этот достаточно общий, поэтому в зависимости от вида документа и соответствующих требований, определенных законодательством при утрате соответствующих документов, в приведенную схему действий могут вноситься изменения. В случае пропажи документов сотрудник, обнаруживший пропажу, должен направить докладную записку руководителю организации. Обстоятельства, при которых была обнаружена пропажа документов. Ведь очень часто случается так, что, например, компетентные органы запрашивают при проверке оригиналы документов.
Документирование утери документов
Сотрудник, сопровождающий работу компетентных органов, обеспечивает сбор документов, запрашивая их в соответствующих структурных подразделениях, которые осуществляют их хранение. И если на такой запрос документы не будут предоставлены, то следует направить докладную записку руководителю организации о пропаже документов.
На основании записки руководитель узнает о пропаже документов и решит, как действовать в той или иной ситуации. Как правило, на основании докладной записки руководитель организации принимает решение о создании комиссии для расследования причин пропажи или гибели документов, установления четкого перечня тех документов, которые пропали (погибли), определения путей их восстановления. При этом следует заметить, что иногда создание комиссии может быть предусмотрено правовым актом Российской Федерации или внутренними локальными нормативными актами организации. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв.
Под № 105), «в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации».
Акт об утрате документов (примерная форма)
В каждом случае утраты или гибели документов приказом организации создается комиссия для расследования факта утери или гибели документов организации. В члены комиссии включают: руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за хранение пропавших документов, представителя юридической службы, представителей иных структурных подразделений, а также представителя службы безопасности. По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт с указанием причины утраты или гибели подлинников документов организации и перечнем таких документов.
Форма акта законодательно не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Ссылку на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников (сами записки прилагаются к акту). Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации, после этого приобщается к передаваемому на хранение дубликату утерянного или утраченного документа организации, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа. ФЗ «О бухгалтерском учете», в случае пожара, стихийного бедствия и в других чрезвычайных ситуациях необходимо провести инвентаризацию.
Документирование утери документов
Инвентаризация проводится для оценки стоимости утраченного имущества. Необходимость проведения инвентаризации определяют юристы и бухгалтерия. Для проведения инвентаризации приказом организации создается рабочая комиссия.
Для этого используется унифицированная форма № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утв. Результаты инвентаризации оформляются актами, которые после проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете. Формы данных актов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 27.
Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией"».
Актом инвентаризации, в котором нужно зафиксировать стоимость утраченного имущества. Если документы были украдены, то необходимо обратиться в отделение внутренних дел по месту нахождения вашей организации для проведения соответствующего расследования.
Акт об утрате документов
Если были утрачены первичные учетные документы, необходимо уведомить об этом ИФНС. После того как комиссия определила, какие документы были утрачены и причины их утраты, должны быть приняты меры по восстановлению этих документов.
Акт об утрате документов
В случае утраты подлинника документа соответствующее структурное подразделение или члены комиссии инициируют и осуществляют все необходимые действия в целях получения надлежащим образом оформленного дубликата утерянного документа. Здесь тоже возможно несколько вариантов действий в зависимости от видов утраченных документов.
Можно направить письмо контрагенту с просьбой восстановить утраченные документы. Если утеряны документы в акционерных обществах, хранение которых предусмотрено Законом «Об акционерных обществах» (ст. А также Положением о порядке и сроках хранения документов (утв. Вашей организации необходимо обратиться в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР) за получением копий этих документов. Но, сразу предупредим, ФСФР может оштрафовать вашу организацию. КоАП РФ неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акциорнерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.
Если утерян какой-либо организационно-распорядительный документ, а руководитель организации отказывается подписать восстановленный документ без проведения расследования, то тогда необходимо будет провести расследование причин утраты по всем правилам, для чего создается комиссия и выявляются причины утраты, и потом направить служебную записку руководителю с просьбой подписать дубликат организационно-распорядительного документа. Т Как правило, при утере документов изготавливают дубликаты, выдача отдельных видов которых предусмотрена нормативно-правовыми актами.
Но в некоторых случаях возможно изготовление заверенной копии утраченного документа, например, такая возможность предусмотрена п. Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв.
Почему так случилось
Если утерян бухгалтерский документ, то можно обратиться в ИФНС с просьбой о выдаче копии или в банк, который имеет оригинал утраченного документа (при утере финансовых документов). Следует заметить, что после восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации. Как видим, документирование пропавших документов - процесс непростой, но в некоторых ситуациях просто необходимый и зачастую определенный требованиями законодательства Российской Федерации.
Поэтому можно рекомендовать в целях минимизации возможных потерь документов и обеспечения их сохранности организовать хранение документов на предприятии по всем правилам архивного дела. Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Отвечаем на Ваши вопросы Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?
Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта.